Une semaine plutôt calme / A rather calm week

Cette semaine, j’ai pu continuer de travailler sur les réseaux sociaux. Anna m’a demandé de faire des recherches pour faire la promotion de notre Instagram (les cours de Mr Monereau ont pas mal aidé !). J’ai donc cherché les hashtags les plus populaires et amélioré le référencement sur Google. J’ai aussi proposé à Anna de mettre le lien de notre compte sur les newsletters et dans nos signatures pour les e-mails. Avec Kim, nous avons alimenté notre compte Instagram et cherché des photos pour nos prochains posts.

Kim n’était pas là mercredi donc j’ai dû prendre sa place. Pour la première fois j’ai dû répondre au téléphone et appeler des agents ce que j’évite par-dessus tout ici. Les maltais ont un Accent tellement prononcé que je redoute vraiment les appels téléphoniques, mais j’ai été agréablement surprise de voir qu’il suffisait d’expliquer que je ne parlais pas maltais et de dire que j’étais stagiaire pour qu’ils parlent lentement et distinctement.

Les ventes vont bientôt commencer pour Mein Schiff 2 de 2016 donc avec Kim, nous avons dû vérifier que nos charts étaient mis à jour et dans le cas contraire, ajouter les cabines qui manquent ou supprimer celles qui étaient de trop. C’était un travail très redondant mais nécessaire puisque nous avons dû corriger quelques-unes d’entre elles.

En parlant de Mein Schiff, nous avons dû préparer les pochettes pour le Mein Schiff 3 du 28 juin. C’est une date importante puisque nous avions 57 cabines donc 57 tickets donc 57 pochettes à préparer. Et je peux vous dire que ça prend du temps. Avant chaque départ du Mein Schiff, Michael mon boss, reçoit un récapitulatif de TUI concernant le prix des cabines que nous avons à payer. Je l’ai donc aidé à vérifier le 12 juillet, et moi qui pensais que 57 cabines était beaucoup, pour cette date nous n’avions pas moins de 90 cabines. Et le pire dans cette histoire est que nous avions un problème de totaux. En effet, dans nos charts nous avions un compte de 91 cabines et sur le récapitulatif il était notifié que nous n’en avions ‘que’ 90. Nous avons passé 45 minutes à essayer de trouver d’où venait le problème. Il y avait en fin de compte une cabine qui était notifiée deux fois dans notre chart. Bref un beau bazar difficile à démêler mais on y est arrivé tout de même ! Cette petite péripétie m’a permis de voir qu’il faut toujours vérifier à deux fois quand on est le chef d’une entreprise et qu’il faut être prudent et consciencieux!

Pour finir, aujourd’hui c’était au tour de Roberta de ne pas être là. J’ai donc dû prendre sa place. Je me suis occupé de prévenir les agents que leurs options sur certaines cabines étaient expirées ou sur le point de l’être. J’ai aussi ajouté des remarques sur Costa Click, c’était la première fois mais ce n’est pas bien compliqué.

Voilà voilà ma semaine est résumée ! Ça n’a pas été une semaine folle mais je pense que ça va changer très bientôt. La haute saison arrive et j’espère qu’on aura plein de réservations qui nous occuperons toute la journée.

A plus tard pour plus d’aventures !

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This week, I continued to work on our social networks. Anna asked me to do some research to promote our Instagram (M. Monereau’s classes were pretty useful!). So I searched the most popular hashtags and improved our referencing on Google. I also suggested Anna to put a link to our account in our newsletters and at the bottom of our emails. With Kim, we supplied our Instagram account and looked for photos to put in our next posts.

Kim wasn’t there Wednesday so I had to fill in for her. For the first time I had to answer the phone and call agents, which I try to avoid more than anything here. Maltese have a very strong accent so I really fear phone calls, but I was pleasantly surprised to see that I only needed to explain that I wasn’t Maltese and doing an internship to get them to speak slowly and clearly.

Sales will begin soon for Mein Schiff 2 of 2016, so with Kim we had to check if our charts are updated and if not, add the missing cabins or remove them if there’s too much. It was a repetitive task but necessary since we had to correct some of them.

Speaking of Mein Schiff, we had to prepare pauchers the departure of the Mein Schiff 3 on June 28th. It’s an important date since we have 57 cabins, thus 57 tickets and pauchers to prepare. And I can tell you it takes some time to do. Before each departure of the Mein Schiff, my boss Michael gets a summary from TUI concerning our cabins’ prices we have to pay. So I helped him to check those for the 12th of July, and if I thought that 57 cabins was too much, it was nothing compared to the 90 cabins we had for that day. The worst in that story is that we had a problem in our results. Indeed, in our charts we had a sum of 91 cabins and on the summary we had ‘only’ 90. It took us 45 minutes trying to find where the problem was. Ultimately it was a cabin that appeared twice in our chart. Anyway it was a real mess to untangle but we managed to do it after all! This adventure taught me to always check twice when you are the boss of a company and that you need to be cautious and meticulous!

Finally, today it was Roberta’s turn to be absent so I had to stand in for her. I was in charge of warning the agents that their options on some cabins were expired or about to. I also added some remarks on Costa Click, it was the first time but it wasn’t that complicated.

And we’re done for the summary of my week! I wasn’t a crazy week but I think it will change very soon. High season is coming and I hope we’ll have plenty of bookings to keep us busy all day.

See you later for more adventures!